Ved stiftelse av et aksjeselskap er det viktig ikke å glemme at det følger med en del formaliteter som regelmessig må utføres.
Styremøte
Et av styrets oppgaver er å velge daglig leder for selskapet.
Aksjeloven stiller ingen krav til antall styremøter som må avholdes i løpet av et år. Det er derimot et krav til at daglig leder skal rapportere om selskapets resultater og økonomiske stilling hver fjerde måned til styret. Det kan derfor være naturlig å avholde styremøter i samsvar med dette.
Styremøtene skal protokollføres og må minimum inneholde opplysninger om:
tid
sted
deltakere
hvilke saker som har blitt behandlet, samt hvilke beslutninger som er fattet
Protokollen må signeres av alle styremedlemmene. Hvis styret har minst fem medlemmer så kan to medlemmer velges til å signere. Protokollen må oppbevares så lenge selskapet eksisterer.
Generalforsamling
Det må minimum avholdes én generalforsamling (ordinær) hvert år i forbindelse med godkjenningen av årsregnskapet, årsberetningen, utdeling av utbytte og eventuelt andre saker, f. eks. valg/endring av styret. Den ordinære generalforsamlingen må finne sted senest 30. juni hvert år (årsregnskapet skal være godkjent senest seks måneder etter utgangen av regnskapsåret).
Alle aksjonærer har møte- og stemmerett på generalforsamlingen. Deltakelse via Skype e.l. er tillatt. Innkalling til generalforsamling skal skje minimum én uke før.
Det skal også føres protokoll fra generalforsamlingen. Denne skal inneholde:
selskapsnavn
dato og sted
deltakere: navn og antall aksjer
godkjenning av innkallingen
sakene behandlet/vedtatt under møtet
Protokollen skal signeres av møteleder og en medundertegner (valgt av generalforsamlingen). Protokollen må oppbevares så lenge selskapet eksisterer.